Gestor documental

Ingesmart S.A

1 Vacantes
3 semanas, 3 días
Completa
Sta. Magdalena, Providencia, Región Metropolitana, Chile

Descripción

 

Somos una empresa de soluciones tecnológicas referentes en el pais en soluciones de seguridad comunal, seguridad electrónica y smart city.

Buscamos profesionales con al menos 3 años de experiencia en roles de Gestor documental, para el equipo de Departamento de Integración Tecnológica

Reportara directo a Regional Acquisition & Coordination Supervisor

Funciones del cargo:

  • Gestionar la solicitud documentos como permisos a entidades públicas y privadas dentro de los plazos estipulados para los proyectos.
  • Administrar las memorias de los proyectos de la empresa.
  • Gestionar y apoyos a los supervisores para la correcta emisión y registro de informes ajustándose a los plazos de entrega.
  • Asegurar la aprobación y aceptación de la contraparte (cliente) de los documentos emitidos por el equipo técnico de la empresa.
  • Administrar minutas de reuniones tanto a nivel interno en los sistemas disponibles de la empresa, como para el cliente entregando en tiempo y con la calidad requerida.
  • Realizar control de documentos versiones, orden y registro en los sistemas de la empresa.
  • Controlar el libro de obra de los proyectos por cada zona, y el general de acuerdo a la planificación del proyecto.
  • Realizar estudios estructurales de la infraestructura civil de los proyectos que sean requeridos.
  • Controlar la emisión de planos en calidad y tiempo de entrega hacia el cliente de los proyectos de la empresa.
  • Asegurar la documentación para gestionar los estados de pago, coordinación de la emisión de facturas con el equipo de administración y finanzas.
  • Entregar oportunamente la documentación necesaria para la participación de la empresa en licitaciones y la ejecución de proyectos, acorde con las exigencias internas y el cumplimiento de los estándares exigidos por los clientes, especialmente de la minería, en cada uno de los documentos presentados.
  • Mantener un registro digital actualizado de la documentación recurrentemente solicitada por los departamentos de Ventas Corporativas (DVC), Integración Tecnológica (DIT) u otros que así lo requieran.
  • Generar la información documental solicitada por clientes internos y externos.
  • Presentar oportunidades de mejora al Comité de Gestión de Calidad en cuanto a la administración y gestión documental.
  • Identificar los cambios y estado actual de los documentos derivados del Sistema de Gestión de Calidad.
  • Mantener en las carpetas de los contratos el resumen de la información clave de cada uno de ellos, llevando la trazabilidad desde el proceso de licitación hasta la entrega y recepción conforme del proyecto.

 

Conocimientos excluyentes:

  • Normativas de calidad, medio ambiente y seguridad
  • Sistemas para la gestión y administración de documentos
  • Procedimientos y protocolos de los organismos públicos y empresas privadas, en especial de los rubros minero, construcción, eléctrico, agroindustrial y otros
  • Manejo de Word y Excel avanzado

Experiencia requerida

3 años en Administración y gestión de documentos - - 3 años en Control de calidad en terreno en empresas constructoras - -

Formación requerida

Ingeniero en construcción Ingeniero Civil en Construcción

Funciones

  • • Gestionar la solicitud documentos como permisos a entidades públicas y privadas dentro de los plazos estipulados para los proyectos. • Administrar las memorias de los proyectos de la empresa. • Gestionar y apoyos a los supervisores para la correcta emisión y registro de informes ajustándose a los plazos de entrega. • Asegurar la aprobación y aceptación de la contraparte (cliente) de los documentos emitidos por el equipo técnico de la empresa. • Administrar minutas de reuniones tanto a nivel interno en los sistemas disponibles de la empresa, como para el cliente entregando en tiempo y con la calidad requerida. • Realizar control de documentos versiones, orden y registro en los sistemas de la empresa. • Controlar el libro de obra de los proyectos por cada zona, y el general de acuerdo a la planificación del proyecto. • Realizar estudios estructurales de la infraestructura civil de los proyectos que sean requeridos. • Controlar la emisión de planos en calidad y tiempo de entrega hacia el cliente de los proyectos de la empresa. • Asegurar la documentación para gestionar los estados de pago, coordinación de la emisión de facturas con el equipo de administración y finanzas. • Entregar oportunamente la documentación necesaria para la participación de la empresa en licitaciones y la ejecución de proyectos, acorde con las exigencias internas y el cumplimiento de los estándares exigidos por los clientes, especialmente de la minería, en cada uno de los documentos presentados. • Mantener un registro digital actualizado de la documentación recurrentemente solicitada por los departamentos de Ventas Corporativas (DVC), Integración Tecnológica (DIT) u otros que así lo requieran. • Generar la información documental solicitada por clientes internos y externos. • Presentar oportunidades de mejora al Comité de Gestión de Calidad en cuanto a la administración y gestión documental. • Identificar los cambios y estado actual de los documentos derivados del Sistema de Gestión de Calidad. • Mantener en las carpetas de los contratos el resumen de la información clave de cada uno de ellos, llevando la trazabilidad desde el proceso de licitación hasta la entrega y recepción conforme del proyecto. • Estas funciones aplican para todas las empresas del grupo Dinamos. • Estas funciones son enunciativas y no excluyen otras propias del cargo, conforme al uso y costumbre del trabajo de gestor documental.